Establece procesos y sistemas para llevar tu negocio al éxito

crecimiento delegar emprendimiento procesos sistemas May 02, 2022

El objetivo de cualquier organización es crecer.

Es importante trabajar en maximizar las ventas, reducir los costos y generar más ingresos para lograr los resultados que deseas.
Crecer es maravilloso, sin embargo, a muchos nos asusta agregar personal y mayor complejidad en el negocio, ¿cierto?

Es por eso que se necesita adoptar un enfoque de pensamiento sistémico y optimizar cada uno de sus procesos.
Veamos cómo hacerlo.

¿Qué es un proceso de negocio?

Supongamos que administras un pequeño restaurante.
Desde el momento en que un nuevo cliente ingresa a tus puertas, tienes una rutina bien estructurada, una serie de eventos que se desarrollan para brindar una gran experiencia a tu cliente y que quiera regresar e inclusive recomendarte.

Por ejemplo, esa rutina podría ser:

Llega el cliente
La anfitriona asigna una mesa y entrega el menú.
Le ofrece algo de beber mientras revisa el menú.
Cliente pide comida
El mesero envía el pedido a la cocina.
El chef comienza a cocinar
El mesero lleva la comida a la mesa
El mesero está al pendiente que no se le ofrezca algo más
El mesero ofrece postre y café
El cliente pide la cuenta o si no lo ha hecho el mesero ofrece llevarla
El gerente se acerca y saluda a los clientes preguntando si han sido bien atendidos y la comida ha sido de su agrado
El mesero procesa la forma de pago
El mesero despide al cliente y agradece su preferencia

Cada uno de estos "procesos centrales" también puede incluir subtareas.

Por ejemplo, mientras los clientes revisan su menú, los camareros pueden ofrecer una botella de vino o seguir un guion prediseñado para aumentar las ventas.
Este es un proceso de negocio en acción.
Lo mismo pasa en una empresa de manufactura, distribución o de servicio, existen una serie de procesos que se llevan a cabo desde inicio a fin.

Un proceso empresarial es la secuencia de entradas u operaciones estructuradas para producir una salida o resultado específico.
Todas nuestras actividades tenían como objetivo brindar la mejor experiencia posible. Pero un proceso comercial también puede tener como objetivo desarrollar un producto, brindar un servicio, incorporar empleados, crear una experiencia, evitar el caos y mucho más.

Para ser específicos, los 3 tipos de procesos principales incluyen:

Proceso de gestión: Cualquier proceso que organiza y coordina otros procesos.
Proceso operativo: Cualquier función comercial involucrada en la producción de productos o servicios.
Proceso de soporte: Cualquier proceso que tenga como objetivo reducir el caos (gestión de nómina, incorporación de empleados, etc.).

¿Por qué importan los procesos de negocio?

Según datos de la Oficina de Estadísticas Laborales, solo el 50 % de las empresas “sobrevivirán” al quinto año, y solo el 30 % llegará al décimo.
Una de las principales razones es la falta de correspondencia entre el producto y el mercado.

Por ejemplo, algunas empresas brindan valor a una audiencia en las primeras etapas, pero a medida que los mercados evolucionan, sus productos y servicios se vuelven obsoletos.

Otra razón importante es que la mayoría de las empresas no saben cómo controlar el caos. A medida que las organizaciones crecen, también lo hacen los desafíos y la complejidad. Sin procesos bien estructurados, ninguna organización puede sobrevivir por mucho tiempo.

Vivimos en un mundo hipercompetitivo.

Los clientes buscan constantemente mejores experiencias y las empresas luchan para satisfacer las demandas en constante cambio del mercado.
Gracias a la pandemia provocada por el COVID-19, las empresas están experimentando un cambio drástico en su forma de trabajar.

Por ejemplo, una encuesta de Gartner indica que 8 de cada 10 empresas permitirán que los empleados trabajen desde casa al menos a tiempo parcial, mientras que 5 de cada 10 considerarán permitirles trabajar de forma remota a tiempo completo.

Un estudio aún más sorprendente revela que el 78 % de los ejecutivos de nivel C creen que la colaboración remota y la automatización de procesos comerciales llegaron para quedarse.

¿Qué significa esto para ti?

El negocio tradicional está llegando a su fin.
Si deseas mantenerte relevante en una era pospandemia, debes adaptar tus procesos a la transformación digital.

La pregunta es: ¿Cómo optimizar estos procesos?

Cómo encontrar el sistema de gestión de procesos adecuado para tu negocio
Aproximadamente el 50% de las marcas informan haber visto una mejora continua en la colaboración entre equipos después de adoptar algún tipo de software. Además, el 40% de los equipos afirma que el software ha sido útil para agilizar los procesos.

¿Qué tipo de software debería utilizar?

Hay muchas soluciones en el mercado para esto.
· Software de gestión de proyectos
· Sistemas CRM
· Programa de contabilidad
· Soluciones de gestión de RRHH
· Sistemas de automatización de marketing
· Software BPM (mapeo de procesos de negocio)
Y mucho más

Si echamos un vistazo a Capterra, una de las redes de revisión de software más populares, podemos encontrar más de 800 categorías de software.
Una pregunta importante, ¿Cuál de ellos aportará más valor a tu equipo?

1. Software PM (gestión de proyectos)
En algún momento, todas las empresas se ocupan de proyectos: campañas de marketing, lanzamientos de productos, renovaciones de oficinas, lo que sea. Incluso el trabajo del cliente podría considerarse un proyecto.

El software PM adecuado te ayuda a administrar y agilizar cada paso involucrado en el proceso de gestión de proyectos.
Este tipo de software te ayuda a:
· Centralizar tu información en un solo lugar y elimine los silos entre departamentos.
· Automatizar las tareas repetitivas y optimizar los procesos.
· Administrar todos tus recursos de manera más eficiente.
· Colaborar con tu equipo
· Realizar un seguimiento del progreso y administrar tu trabajo.
· Mantener informados a la dirección y a las partes interesadas durante todo el proyecto.

2. Sistemas CRM
CRM significa Gestión de relaciones con el cliente y, por lo tanto, los sistemas de CRM lo ayudan a administrar esas relaciones de manera más eficiente.
Un sistema típico de CRM te ayuda a:
· Almacenar información de contacto en la nube
· Marcar a los clientes potenciales en función de los niveles de participación
· Administrar tus canales de ventas
· Automatizar la comunicación con los clientes.
· Rastrear y optimizar cada interacción con el cliente
· Específicamente, los sistemas populares de CRM te ayudan a administrar y optimizar los procesos de marketing, ventas y servicio al cliente.
Esto es crucial.
Con el creciente volumen de información que se maneja en una empresa, se necesita un sistema que convierta los datos sin procesar en información procesable. De lo contrario, esa información será prácticamente inútil.

3. Software de automatización del flujo de trabajo
Hace algunas décadas, los procesos comerciales eran en su mayoría manuales. Incluso cuando las empresas usaban máquinas para realizar ciertas acciones, esas máquinas eran operadas por una persona.
Ahora, los equipos tienen la oportunidad de dejar que los "robots" hagan el trabajo pesado mientras los miembros del equipo se enfocan en tareas más relevantes, lo que puede ser una verdadera ventaja competitiva.
Algunas soluciones de administración de proyectos te ayudan a crear nuevas tareas automáticamente en función de activadores condicionales. El software de contabilidad podría automatizar la facturación y los pagos a proveedores. Los sistemas de CRM podrían automatizar su comunicación con los clientes.

Sin embargo, te sugiero que busques una plataforma más flexible. Una solución que te ayude a automatizar cualquier tipo de flujo de trabajo.

Opciones que puedes encontrar en el mercado para hacer más eficiente tus procesos. Revísalas, cualquiera que decidas usar será de gran ayuda para ti y el crecimiento de tu negocio

Asana
Trello
Clickup
Monday
Notion

¿Tuviste oportunidad de atender la sesión en vivo que tuvimos la semana pasada referente a los procesos y sistemas en tu empresa?
Te dejo aquí la grabación, creo que te puede ser de utilidad